Planejamento de Aquisições com Vitro e IN04/2014

RESUMO

As aquisições para a administração pública diferem significativamente se comparadas com o setor privado. No Brasil, especificamente, existe a Lei 8.666/1993, que determina o fluxo negocial para aquisições da administração pública. No entanto, em se tratando da fase de planejamento da contratação, ainda não há uma lei ou normativo claros que exponham quais as melhores práticas. A IN04, embora específica para TI, apresenta artefatos, papéis e processos que aumentam as chances de uma aquisição bem sucedida. Nesse sentido, pode servir como um guia de referência para adoção de boas práticas para aquisição de bens e serviços de qualquer natureza, mesmo que algumas fases ou artefatos não sejam utilizados.

Palavras-chave: IN04/2014; Contratações de TI; Aquisições; SOA; Automação de Processos de Negócio.

ABSTRACT

Acquisitions for public administration differ significantly if compared with private initiative. In Brazil, specifically, there is the Law 8.666/1993, determining the public administration acquisitions workflow. However, when it comes to hiring the planning stage, there isn´t clears law or normative that expose what are best practices. IN04, while being IT-specific, describes artifacts, roles and processes that increase the chances of a successful acquisition. Thus, it can serve as a reference guide for the adoption of best practices for acquisition of products and services of any kind, even if some phases or artifacts aren´t deployed.

Keywords: IN04/2014; IT Purchases; Acquisitions; SOA; Business Process Automation.

Introdução

A IN04 é um dos marcos que registram a importância do planejamento das aquisições para o setor público. Embora seja redigida para atender aos requisitos de contratações de Tecnologia da Informação, ela pode atender facilmente outras modalidades de objeto.

A Memora Processos Inovadores, entendendo essa e outras oportunidades, iniciou no ano de 2008 o desenvolvimento do projeto e-fatura, que contemplava a automação dos processos negociais de emissão, recebimento, ateste e faturamento de notas fiscais eletrônicas. Este projeto teve sua origem em necessidades das Secretarias de Fazenda e Planejamento do Estado de Minas Gerais.

Após aquela implantação, viu-se a oportunidade de expansão do projeto e naquele momento se iniciava o desenvolvimento do produto que mais tarde seria nomeado de Vitro (do latim, transparência). Nesse contexto, percebeu-se também a necessidade de agregar ao Vitro outras funcionalidades. Uma das primeiras melhorias desenvolvida foi o módulo de gestão de contratos.

No início do ano de 2013, devido a necessidade de um dos clientes, implementou-se também o módulo de planejamento das contratações, baseado nos processos-chave da IN04/2010. No entanto, devido ao modelo adotado tanto na implementação quanto no uso, não obtivemos o sucesso desejado.

Agora, fim do ano de 2014, em vias de início da vigência da nova IN04/2014, reformulada, mais simplificada e com menos artefatos, a Memora antecipou-se à demanda do mercado e implementou a nova versão daquela instrução normativa no Vitro. Para esse desenvolvimento, realizamos diversas melhorias, inclusive arquiteturais e negociais. Além disso, algumas novidades foram agregadas ao núcleo do módulo, como por exemplo, uma análise mais refinada dos riscos, contemplando aspectos financeiros e oportunidades.

O principal objetivo deste artigo é explicitar que a IN04 é um excelente modelo a ser seguido independentemente da natureza do objeto. Sendo assim, essa premissa refletiu na modelagem e desenvolvimento da reformulação do módulo de planejamento da contratação, tornando-o mais aderente às necessidades reais da administração pública brasileira. No Vitro isso é facilmente notado ao se ver que termos específicos de TI foram substituídos por vocábulos mais abrangentes, deixando aquela IN mais coerente aos diversos tipos de aquisições. No entanto, é sabido que para cada tipo de contratação existem necessidades específicas, sejam de informações ou documentos. Esta é outra novidade do mais novo módulo do Vitro, que agora conta com a geração dinâmica de formulários em tempo de execução, focando prioritariamente no processo e nos atores e não mais apenas nas informações.

O que muda com a nova IN04/2014

Em se tratando de atores e papéis, a IN04/2014 é idêntica, se comparada com a sua antecessora no que abrange a etapa de planejamento da contratação.

A grande novidade é no processo de trabalho compreendido entre o Documento de Oficialização de Demanda e o Termo de Referência, que se tornou mais enxuto, conforme comparação abaixo:

Figura 1 – Processo de Negócio da IN04/2010

Figura 2 – Processo de Negócio da IN04/2014

De acordo com as figuras 1 e 2 nota-se a relevante redução de artefatos que ocorreu da versão 2010 para a 2014. Visando generalizar o processo a qualquer tipo aquisição, o artefato Estudo Técnico Preliminar da Contratação sofreu alterações para torná-lo mais flexível. Para tanto, podemos citar, por exemplo, as seguintes ações: substituição de termos técnicos específicos de TI, enriquecimento de informações para adaptação a qualquer modalidade de obtenção.

Em se tratando de Vitro, o modelo de processo de negócio adotado foi o seguinte:

Figura 3 – Processo de Negócio do Vitro para Planejamento de Contratação

Conforme dito antes, a ideia do módulo de planejamento da contratação implementado no Vitro é utilizar as melhores práticas da IN04 de modo a ser aproveitado aos demais tipos de aquisição. Para tanto, após a finalização do (DOD) Documento de Oficialização da Demanda, existe um nó de decisão, que possibilita ao usuário final seguir as melhores práticas da IN04, mesmo que a contratação não seja para bens ou serviços de TI. Caso o usuário opte por não seguir a IN04, o Vitro redireciona o processo para o Termo de Referência correspondente, de acordo com o tipo do objeto selecionado no DOD.

Em se tratando de Vitro, uma das tecnologias utilizadas para flexibilizar o preenchimento e geração do Termo de Referência é a adoção da geração de formulários dinâmicos. Esses formulários são gerados em tempo de execução e incorporados na página xhtml do usuário. Sendo assim, a manutenção para criação ou retirada de campos, além da criação de novos modelos de termos de se resumem em manter ou criar um arquivo XSD (XML Schema Definition).

Complementando a tecnologia de geração de formulários, a arquitetura para organização e recuperação da informação está contida em um processo de negócio que pode ser adaptado para o cliente. Por exemplo, é possível estabelecer que uma dada informação do documento Termo de Referência deve ser recuperada de um documento componente do planejamento em questão, de um sistema legado ou de outra fonte de informação.

Automação do processo de planejamento com o Vitro

A tecnologia utilizada no Vitro para execução e automação dos processos são componentes do segmento Middleware da Oracle, mais especificamente o produto SOA Suite. Esta tecnologia, além da automação, permite integração do

processo com diversos tipos de componentes de negócio, como por exemplo, consultas a sistemas legados, integrações, mensageria, monitoramento.

Basicamente, a inteligência para as ações e chamadas aos processos de negócio automatizados são requisições a partir da interface do usuário para componentes SOA (vide figura abaixo):

Figura 4 – Diagrama de auto nível de interação Usuário-Vitro

De acordo com a figura 4, todo o processo de automação da IN04 é orientado a interação do usuário com interfaces gráficas, que representam tarefas. Por exemplo, para cada documento da IN04, existem as tarefas de Criação, Análise, Correção e Assinatura. A depender do documento, pode ser que mais perfis sejam necessários para a ‘assinar’ a conclusão do processo.

Internamente, o Vitro trata cada ação de tarefa e invoca o componente SOA que trata o processo automatizado correspondente. Isso permite que decisões negociais sejam encapsuladas no processo automatizado e não na camada da aplicação. Nesse nível é possível realizar diversas integrações, com outros módulos do Vitro, sistemas legados ou ainda fazer novas implementações, como por exemplo, geração de notificações, envio de e-mail, registro de atividade para um painel de monitoramento em tempo real.

A lista abaixo demonstra, de modo macro, os requisitos-chave do Vitro para atendimento da IN04/2014:

    • Registro e manutenção de planejamento estratégico, objetivos e metas organizacionais;
    • Oficialização da demanda, com possibilidade de vinculação dos itens demandados com o planejamento estratégico;
    • Estudo técnico preliminar da contratação, inclusive com matriz de rastreabilidade de necessidades e soluções;
    • Análise de riscos com análise do VME (Valor Monetário Esperado) e cálculo de exposição a riscos e oportunidades;
    • Termo de referência flexível e aderente a qualquer tipo de contratação;
    • Acompanhamento e gestão dos processos de planejamento da contratação em andamento;
    • Possibilidade de integração com o serviço de mensageria já existente no produto ou notificações automáticas via e-mail;
    • Indicadores e dashboard gerencial para acompanhamento dos tempos de execução das tarefas;
    • Geração de documentos em PDF a partir de modelos do MS Word, garantindo flexibilidade na formatação.

Conclusões

A administração pública brasileira possui diversos fundamentos consolidados para a fase de licitação, como por exemplo, a Lei 8.666/93. Por outro lado, no que diz respeito aos processos de planejamento de aquisições, há uma notável deficiência, seja de normativos e técnicas ou de instrumentos adequados, como por exemplo, um software que auxilie na tomada de decisão.

Sendo assim, a necessidade de investimentos que modernizem o gerenciamento da cadeia de suprimentos é evidente, dada a disparidade de atenção existente na fase de licitação para com as demais, como por exemplo, planejamento da aquisição e execução contratual. Neste cenário, a Memora Processos Inovadores enxerga que o Vitro atende aos requisitos básicos para oferecer ao agente público condições para conduzir os processos de uma aquisição bem sucedida.

A ideia central do Vitro é ser uma ferramenta que disponibiliza um conjunto de boas práticas que partem desde o planejamento de demandas até a liquidação da despesa.

Este artigo limitou-se a apresentar alguns conceitos-chave que são utilizados no Vitro, mais especificamente no módulo de planejamento da contratação, traçando um paralelo com a IN04/2014. Além disso, foram apresentados conceitos da IN04 que são aderentes a qualquer tipo de planejamento de aquisição e como esses componentes interagem na automação do processo implementada no Vitro atualmente.

Existe um roadmap com uma série de artigos técnicos que visam explicitar melhor os conceitos que aqui foram tratados de modo amplo, como por exemplo, a tecnologia de geração de formulários dinâmicos, arquitetura SOA para automação de processos, análise de riscos.

 

Sérgio Fernando, SCJA, PMP Gerente de Projetos

Referências bibliográficas

Brasil. Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Institui normas para licitação e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, DF, 22 jun. 1993.

Governo Eletrônico. IN 04/2010 – Instrução Normativa MP/SLTI Nº 04. Disponível em: <http://www.governoeletronico.gov.br/sisp-conteudo/nucleo- de-contratacoes-de-ti/modelo-de-contratacoes-normativos-e-documentos- de-referencia/instrucao-normativa-mp-slti-no04>. Acesso em: 24 de Novembro de 2014.

Governo Eletrônico. IN 04/2014 – Instrução Normativa MP/SLTI Nº 04. Disponível em: < http://governoeletronico.gov.br/biblioteca/arquivos/in-nb0- 4-2014/view>. Acesso em: 24 de Novembro de 2014.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Guide to the Project Management Body of Knowledge (the PMBOK(R) Guide). Ed. 2013.