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Cases de Sucesso

Adequação da estrutura organizacional da Instituição para o alcance das metas para 2022

O Exército brasileiro tem como meta atingir até 2022 uma nova doutrina com o emprego de produtos de defesa tecnologicamente avançados, profissionais altamente capacitados e motivados.

A MEMORA trabalhou junto à instituição para auxiliar no alcance desse objetivo. Para isso, atuou na adequação da estrutura organizacional, no aperfeiçoamento dos processos de negócio, na otimização da estrutura de cargos e pessoal e na liberação de pessoal para emprego na atividade finalística.

Para obter os resultados, foi necessário atuar em diversas frentes do Exército, mapeando e transformando processos. Confira abaixo a atuação da MEMORA por área:

Estado-Maior do Exército:

  • Mapeamento, diagnóstico e redesenho de mais de 30 processos;
  • Reestruturação do Centro de Doutrina do Exército;
  • Reestruturação da 3ª Subchefia do EME;
  • Liberação de 17 oficiais superiores para as atividades finalísticas;
  • Subsídio ao novo Regimento Interno;
  • Modernização do Escritório de Projetos do Exército

Gabinete do Comandante do Exército:

  • Mapeamento, diagnóstico e redesenho de processos;
  • Primeira avaliação com indicativo de migração para os ODS de cerca de 69 dos 186 processos levantados (37%);
  • Proporcionando a liberação de cerca de 80 oficiais para atividades finalísticas.

Centro de Controle Interno do Exército:

  • Mapeamento, diagnóstico e redesenho de processos;
  • Implantação de sistema de medição efetivo do desempenho dos processos;
  • Redução do tempo de processamento de direitos no pagamento de pessoal;
  • Melhoria do processo de aquisições;
  • Concepção de metamodelo de criação de bases.

Academia Militar das Agulhas Negras:

  • Mapeamento, diagnóstico e redesenho de processos;
  • Integração efetiva entre a Gestão de Estoque e as Aquisições;
  • Redução do tempo médio de aquisições e contratações;
  • Redução do desperdício por meio da padronização da especificação e redução de “caronas” em outros pregões.

Departamento de Ciência e Tecnologia:

  • Mapeamento, diagnóstico e redesenho de processos de Governança de TI;
  • Proposta de novo modelo de Governança;
  • Proposta de modelo de contratação centralizada;
  • Revisão da estrutura do PDTI;
  • Concepção dos contratos de objetivos das unidades subordinadas.

Centro de Comunicação Social do Exército:

  • Mapeamento e diagnóstico de processos;
  • Redefinição do planejamento;
  • Indicações para novos modelos de relações com a mídia.


Diretoria de Sistemas e Material de Emprego Militar:

  • Elaboração do Planejamento Estratégico da nova unidade;
  • Plano de Ação para implantação da estrutura;
  • Desenho da Cadeia de Valor Agregado da Diretoria;
  • Desenho dos processos de obtenção de sistemas complexos e material de emprego militar;
  • Apoio à implantação da nova unidade.

Escritório de Racionalização Administrativa do Exército:

  • Concepção da estrutura;
  • Desenho da Cadeia de Valor Agregado do Escritório;
  • Desenho dos processos do escritório;
  • Implantação do escritório.

Departamento de Cultura e Ensino do Exército:

  • Mapeamento dos processos críticos;
  • Diagnóstico dos processos;
  • Plano de ação para implantação de melhorias em curso;
  • Capacitação do pessoal.
  • Ao final destas etapas, foi implantado o Escritório de Processos Organizacionais do Exército. Também foi mapeada a Cadeia de Valor da Organização. Desta forma, foi possível à MEMORA transformar os processos essenciais do Exército, criando ainda uma base documental que inclui: a Gestão de Processos abordando o padrão de modelagem de processos, o Manual de Gestão de Processos do Exército, o Manual de Gestão de Indicadores de Desempenho do Exército, o Manual de Auditoria Interna de Processos do Exército e o Metamodelo de Criação das Bases Administrativas do Exército.

 

Fiscalização de Produtos Controlados

A MEMORA atuou ainda na otimização da Fiscalização de Produtos Controlados aqueles que, devido ao seu poder de destruição ou outra propriedade, deva ter seu uso restrito a pessoas físicas e jurídicas legalmente habilitadas, capacitadas técnica, moral e psicologicamente, de modo a garantir a segurança social e militar do país (ex: produtos químicos, biológicos, nucleares e radiológicos, explosivos, armas de fogo; dentro outros).

A Diretoria de Fiscalização de Produtos Controlados havia relatado aumento na demanda de autorização de porte e comercialização de armamentos (de 5 mil para 70 mil por ano), desvio de material explosivo, explosões frequentes de caixas eletrônicos e agências bancárias, desvios de conduta, vendas de facilidades, o que resultou numa imagem do Exército afetada junto aos cidadãos.

Para remediar esses problemas, a MEMORA atuou em medidas de resultados a curto e médio prazo e em ações reestruturantes:

Curto prazo:

  • Padronizar procedimentos e artefatos;
  • Revisão do fluxo de atividades: eliminar tarefas que não agregam valor;
  • Levantamento das competências necessárias e estabelecimento de um programa anual de treinamentos e capacitações;
  • Adequação de sistemas informatizados (Protocolo e outros);
  • Implantação de um procedimento de auditoria de processos de trabalho;
  • Atualização do R-105, à luz da legislação concorrente atual;
  • Retomada da modelagem e implantação de um sistema de Gestão da Informação (TI);
  • Revisão e adequação do Quadro de Cargos Previsto – QCP.

Médio prazo:

  • Implantar / aperfeiçoar o gerenciamento da informação – Banco de Dados único e abrangente;
  • Descentralizar atividades;
  • Aperfeiçoar o Planejamento das Inspeções e Operações, incluindo a Análise Crítica dos Resultados das Operações;
  • Controle de registros dos processos mapeados e implantação do processo de Auditoria;
  • Estabelecimento de um Comitê Permanente de Planejamento, Monitoramento e Avaliação do Sistema FPC de forma a desenvolver e manter a Governança necessária em todas as fases do macroprocesso.

Ações reestruturantes:

  • Revisão e redistribuição das atribuições e responsabilidades institucionais com relação a Produtos Controlados, junto ao ODG e aos ODS, incluindo os Órgãos de Segurança Pública e do Poder Judiciário.

 

A MEMORA atuou também em na reestruturação organizacional, na redução do tempo para concessão de Títulos de Registro (TR) e Concessão de Registro (CR) em 50%, na redução do tempo de processamento de Autorização para Aquisição e Importação em 40%, na definição de métricas para alcance de resultados em todos os processos analisados, na implantação do processo de Auditoria Interna de processos e no aumento da efetividade do planejamento e da análise crítica de resultados de operações e inspeções.

Atualmente está em tramitação no Congresso Nacional o novo Regulamento de Produtos Controlados – R-105 (Decreto 3665/2000), fruto do diagnóstico e redesenho dos processos da MEMORA junto ao Exército brasileiro.

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